Habilidades de gestión del tiempo en el curriculum

La gestión del tiempo es el proceso de planificación y organización de las actividades propias para mejorar el rendimiento, maximizar la productividad y aumentar la eficiencia.

Las habilidades de gestión del tiempo son muy valiosas, tanto en el trabajo como en nuestra vida cotidiana.

Y has venido al lugar adecuado para aprender todo lo que necesitas saber sobre ellas.

Así que no perdamos tiempo y vayamos directamente al grano.

Ejemplos de habilidades de gestión del tiempo

La gestión del tiempo en el trabajo es indispensable. De hecho, un reciente estudio de LinkedIn reveló que la gestión del tiempo es una de las cinco habilidades blandas más demandadas en 2022.

Y ¿qué hace que la gestión del tiempo sea aún más importante?

Es una habilidad transferible.

Significa que puede aplicarse en todos los sectores y puestos. No importa cuál sea tu trabajo, ser bueno en la gestión del tiempo mejorará en gran medida tu capacidad de contratación.

Sin más preámbulos, veamos los ejemplos de habilidades de gestión del tiempo más importantes.

(Si está más interesado en cómo mejorar sus habilidades de gestión del tiempo, desplácese hacia abajo para ver los mejores consejos).

Esta es una lista de las habilidades de gestión del tiempo más importantes:

  • Establecer prioridades
  • Delegar
  • Toma de decisiones
  • Establecer objetivos
  • Multitarea
  • Resolución de problemas
  • Pensamiento estratégico
  • Programar
  • Gestión de citas
  • Mantenimiento de registros

¿Necesita más ejemplos? He aquí algunas habilidades menos populares (¡pero cruciales!) relacionadas con la gestión del tiempo:

  • Organización y archivo
  • Cumplir los plazos
  • Conocimiento de sí mismo
  • Gestión del estrés y cómo afrontarlo
  • Planificación estratégica
  • Trabajo en equipo eficaz
  • Documentación
  • Asesoramiento y evaluación
  • Gestión y mantenimiento de oficinas
  • Inventario de existencias
  • Gestión de recursos

La cuestión es que

Las listas de habilidades genéricas sólo deben servir como punto de referencia.

No basta con enumerar tus habilidades de gestión del tiempo en la sección de habilidades de tu curriculum o con decir simplemente “se me da muy bien la gestión del tiempo” durante una entrevista de trabajo.

Tienes que demostrar que tienes esas habilidades. Lo ideal es que proporcione ejemplos de cómo las ha aplicado.

Veamos cómo puedes hacerlo.

En primer lugar, veremos cómo incluir tus habilidades de gestión del tiempo en un curriculum.

(Si estás más interesado en cómo responder a las preguntas de la entrevista sobre gestión del tiempo, pasa a la siguiente sección).

Cómo poner las habilidades de gestión del tiempo en un curriculum

El anuncio de empleo requiere que los candidatos sean buenos en la gestión del tiempo.

Como he dicho, poner “Gestión del tiempo” en la sección de habilidades de tu curriculum no servirá.

Por supuesto, incluir unas cuantas palabras clave de gestión del tiempo en tu curriculum entre tus habilidades podría ayudarte a pasar el escáner de la ATS.

Pero una vez que los seres humanos empiecen a revisar tu curriculum, buscarán pruebas.

Tendrás que dar ejemplos de la vida real de tus habilidades de gestión del tiempo.

¿El mejor lugar para hacerlo?

Las descripciones de tus trabajos y logros anteriores en la sección de experiencia laboral.

Echa un vistazo a estos ejemplos de habilidades de gestión del tiempo descritas en los currículums.

Habilidades de gestión del tiempo-Ejemplos de currículums

Secretaria

  • Dirigió un nuevo sistema de reserva de citas que aumentó la eficiencia de la oficina en un 15%.
  • Elogiada por 2 supervisores por su meticuloso mantenimiento de registros.

Asistente ejecutiva

  • Gestioné la apretada agenda y los planes de viaje de más de 3 ejecutivos de la empresa mientras realizaba tareas de administración general de la oficina.
  • Diseñó un nuevo sistema de comunicación interna entre asistentes para ahorrar una media de 4 horas de trabajo a la semana.

Gestor de proyectos

  • Gestioné el exitoso proyecto de formación Lean durante tres años. Mejoró la calidad en un 32%, redujo los plazos de entrega en un 21% y los costes en un 48%.
  • Scrum Master para 15 productos, completados con una media del 10% por debajo del presupuesto, manteniéndose dentro de los plazos de cada proyecto.

Ingeniero de software

  • Optimizó el flujo de trabajo de las pruebas beta para duplicar las puntuaciones de entrega de proyectos a tiempo.
  • Asistió en la re-priorización de la hoja de ruta de desarrollo de software para completar todos los proyectos críticos a tiempo.

Ejemplos de preguntas y respuestas de la entrevista sobre la gestión del tiempo

Enhorabuena.

Has dado en el clavo con las descripciones de tus habilidades de gestión del tiempo y priorización en tu curriculum.

Ha llegado a la entrevista. Ahora, lo más probable es que los empleadores quieran hacerle preguntas más detalladas sobre cómo gestiona su tiempo. Y la cosa se pondrá más difícil.

Las preguntas de la entrevista sobre la gestión del tiempo suelen entrar en la categoría de preguntas situacionales de la entrevista.

Veamos algunos ejemplos de preguntas de entrevista sobre la gestión del tiempo y veamos las respuestas buenas y las que no lo son tanto.

1. Háblame de una ocasión en la que tu carga de trabajo fue muy intensa.

Esta pregunta se centra sobre todo en tu capacidad de priorización. Vea estos ejemplos de respuestas. ¿Cuál es la principal diferencia entre ellas?

CORRECTO

Teníamos tres grandes pedidos al mismo tiempo. Delegué el menos complicado en el asistente principal y reprogramé las tareas menos urgentes para ocuparme de los otros dos. Conseguimos que los dos pedidos se enviaran a tiempo y conseguimos 200.000 dólares en negocios repetidos. El ayudante de dirección resultó ser un líder capaz y más tarde recibió el mando de la alta dirección.

INCORRECTO

Tuvimos un par de pedidos grandes que llegaron al mismo tiempo. Trabajé horas extras y lo conseguimos todo.

La primera respuesta muestra dos grandes habilidades de gestión del tiempo: priorización y delegación. (De hecho, también muestra habilidades generales de gestión).

¿La segunda respuesta? Bueno, “trabajar horas extras” puede mostrar dedicación, pero en realidad es exactamente lo contrario de una gestión eficaz del tiempo en el trabajo.

2. Háblame de un proyecto de larga duración que hayas gestionado. ¿Cómo gestionaste tu tiempo para cumplir los plazos?

CORRECTO

Mi equipo tenía que desarrollar una aplicación SaaS para un cliente importante. Utilizamos el modelo Agile SLDC con sprints de 2 semanas y standups/scrums diarios. Al delegar la gestión del tiempo, pudimos terminar el proyecto con un 20% de antelación.

INCORRECTO

Tuvimos que desarrollar una aplicación SaaS para un gran cliente. Tardamos un año en resolver todos los problemas. Me mantuve en un horario estricto todo el tiempo.

La respuesta correcta muestra gestión de proyectos y trabajo en equipo eficaz.

¿La incorrecta? Es demasiado inespecífica y, por tanto, poco creíble.

3. Describa una ocasión en la que haya tenido demasiados asuntos pendientes en su lista. ¿Cómo resolvió el problema?

CORRECTO

Nuestro departamento se redujo y tuve el doble de mi carga de trabajo normal. Encontré la manera de hacer las cosas más rápido buscando un nuevo software de transcripción y creando un nuevo sistema para clasificar las entrevistas. Pude hacer el doble de trabajo con el mismo esfuerzo.

INCORRECTO

Durante las vacaciones, tenía muchas más tareas pendientes de lo normal. Como eso significaba trabajar horas extras todos los días, convencí a mis supervisores de que algunas de las tareas no podían completarse dentro de los plazos y ellos estuvieron de acuerdo con mi razonamiento.

La respuesta correcta es un ejemplo perfecto de resolución de problemas, de afrontamiento, así como de pensamiento creativo.

La respuesta incorrecta no es realmente horrible. A veces es necesario renunciar a algunos proyectos y es bueno darse cuenta de ello cuando llega el momento.

Pero la respuesta suena como si el candidato no mostrara ninguna iniciativa, lo que podría ser una bandera roja para los responsables de la contratación.

¿Cómo mejorar las habilidades de gestión del tiempo? 3 consejos principales

Odio tener que decirte esto:

Mejorar la gestión del tiempo requiere tiempo y práctica. Pero-

Hay cosas que puedes empezar a hacer hoy mismo para mejorar la gestión de tu tiempo. Y todo empieza por priorizar.

1. Entienda la diferencia entre urgente e importante

Las cosas urgentes requieren tu atención inmediata. Pero sólo porque algo sea urgente, no significa que sea importante.

Hacer cosas que parecen urgentes pero que en realidad tienen poca importancia nos hace perder mucho tiempo.

Hay que centrarse siempre en lo importante: empezando por los asuntos urgentes y siguiendo por los menos urgentes.

Para las cosas que son urgentes, pero no importantes: intenta delegar si hay alguien que pueda hacerlas por ti. Si no es así, vuelve a tratarlas más tarde (si es necesario).

¿Las cosas que no son ni urgentes ni importantes? Ignóralas. O guárdalas para el final si son tus placeres culpables, como jugar a los videojuegos.

Utiliza una matriz de prioridades como ésta, para mantener las tareas organizadas:

Habilidades de gestión del tiempo en el curriculum

He aquí algunos ejemplos prácticos que le ayudarán a ver la diferencia:

Tareas urgentes e importantes: Hacer ahora

  • Plazo para pagar los impuestos.
  • Crisis laboral repentina.
  • Llamada telefónica de un cliente estratégico.

Tareas no urgentes pero importantes: Hacer a continuación

  • Ejercer
  • Planificación a largo plazo
  • Aprender nuevas habilidades

Tareas urgentes pero no importantes: Hacer más tarde (si aún es necesario) o delegar

  • Llamada telefónica de un teleoperador.
  • La mayoría de los correos electrónicos.
  • Petición de favores a los compañeros de trabajo.

Tareas no urgentes y no importantes: Ignorar

  • Navegar por las redes sociales.
  • Jugar a videojuegos.
  • Ver por atracón series de televisión que ya has visto 8 veces.

2. Haz el trabajo difícil cuando sepas que eres más productivo

Todos tenemos ciertos momentos del día en los que somos más productivos. Si es posible, programa las tareas difíciles que requieran una concentración total para esos momentos.

Personalmente, soy todo lo contrario a una persona madrugadora. Sé que no puedo escribir durante las primeras dos o tres horas después de despertarme. Así que lleno este tiempo con tareas más pequeñas, como responder a los correos electrónicos, ocuparme de la documentación adecuada de mi trabajo, etc.

La matriz de prioridades de la sección anterior también ayuda aquí: si tienes una lista de tareas más pequeñas, no urgentes pero importantes, siempre puedes escoger de ellas cuando tengas un momento de tiempo libre, pero te sientas incapaz de hacer algo complejo.

3. Cumplir un horario y no saltarse los plazos

Keith Wilcox, un investigador de la Universidad de Columbia, analizó medio millón de tareas introducidas en una popular aplicación de listas de tareas para comprobar el comportamiento de los usuarios.

Descubrió que cuando cambiaban el plazo de una tarea, tardaban una media de 16 días más en completarla que cuando mantenían el plazo original.

El incumplimiento de los plazos tampoco es algo que ocurra de vez en cuando: los usuarios cambiaron los plazos en el 51% de las tareas.

Crear un calendario para toda la semana, a su vez, le ayuda a ahorrar el tiempo que dedicaría a decidir qué tarea hacer a continuación.

Lo mejor es utilizar una lista de tareas para programar todo lo que vamos a hacer cada semana (y cada día) en nuestro calendario y luego simplemente dejar que el calendario nos dirija.

El propio calendario puede ser tu herramienta de productividad más importante. Puedes utilizarlo para medir el valor de tu tiempo de trabajo y así aprovechar al máximo tus horas de trabajo.

Lo más importante

He aquí un resumen de los puntos más importantes sobre las habilidades de gestión del tiempo:

  • Las habilidades de gestión del tiempo están entre las 5 habilidades blandas más deseadas en el mercado laboral en 2022.
  • Algunos ejemplos de habilidades de gestión del tiempo son: priorización, organización, delegación, planificación estratégica y resolución de problemas.
  • Para mostrar tus habilidades de gestión del tiempo en un curriculum, no te limites a enumerarlas: respáldalas con ejemplos de la vida real.
  • Para mejorar tus habilidades de gestión del tiempo: céntrate en las tareas más importantes e ignora las que son urgentes pero no son vitales para completarlas. Haz el trabajo difícil cuando te sientas más productivo y crea un horario y cúmplelo.

Gracias por leer mi artículo. Ahora me encantaría saber tu opinión. ¿Qué habilidades de gestión del tiempo crees que son más importantes hoy en día? ¿Tienes alguna pregunta sobre cómo incluir la gestión del tiempo en un curriculum o cómo hablar de ella en una entrevista de trabajo? Escríbeme en los comentarios y me pondré en contacto contigo enseguida.

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