¿Qué es una matriz de formación? Ventajas y plantilla descargable gratuita

Descubra cómo una matriz de formación puede ayudarle a ofrecer programas de desarrollo más organizados y eficaces. Son un componente crucial para el éxito de la formación y le ayudaremos a entender la diferencia entre una matriz de formación y otras matrices comunes utilizadas en Aprendizaje y Desarrollo (L&D). Después de leer este post estará preparado para cualquier desafío que pueda enfrentar al usar una, así como lo que debe incluir en una. ¡Profundice hoy en su comprensión de la matriz de formación!

Nota:

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¿Qué es una matriz de formación?

Una matriz de formación es un tipo de tabla con requisitos de formación como encabezados de columna y empleados individuales como encabezados de fila. El resultado dentro de la matriz de formación es el estado de formación de ese empleado con respecto a ese requisito de formación específico. Una matriz de formación proporciona a los responsables de RR.HH. una visión global de la formación en todo el equipo, departamento u organización. El uso de una matriz de formación garantiza que todas las necesidades de formación se cubren o se tienen en cuenta.

Matriz de formación frente a matriz de competencias

La diferencia entre una matriz de formación y una matriz de competencias es que las matrices de formación incluyen todos los tipos de necesidades de formación, mientras que las matrices de competencias se centran en los conjuntos y niveles de competencias. Una matriz de competencias se utiliza para analizar, documentar y gestionar las competencias de los empleados. Las necesidades de formación en competencias pueden constituir la mayor parte de las necesidades de formación en una matriz de formación, pero también puede haber necesidades de formación no relacionadas con las competencias en la matriz de formación.

Matriz de formación frente a matriz de competencias

La diferencia entre una matriz de formación y una matriz de competencias es que las matrices de formación establecen los requisitos de formación, mientras que las matrices de competencias establecen los requisitos de competencias. Una matriz de competencias se utiliza para analizar, documentar y gestionar las competencias necesarias para una función específica. Por otro lado, las matrices de formación pueden no estar necesariamente basadas en roles. Además, una matriz de formación puede incluir las necesidades de formación de competencias, pero no se limita a ellas.

Matriz de formación frente a matriz de capacidades

La diferencia entre una matriz de formación y una matriz de capacidades es que las matrices de formación abordan las necesidades de formación de los empleados, mientras que las matrices de capacidades abordan las necesidades de capacidades de la organización o de grupos dentro de la organización. A diferencia de una matriz de habilidades y una matriz de competencias, una matriz de capacidades puede tener un alcance más amplio que una matriz de formación. Las necesidades de capacidades pueden no incluir sólo las necesidades de formación, sino también otros recursos necesarios para que un grupo alcance sus objetivos.

Plantilla descargable gratuita de matriz de formación

Una vez que haya aprendido todo lo que necesita saber sobre el uso de este importante recurso de desarrollo profesional, tendrá que crear una usted mismo. Como alternativa, hemos creado una plantilla de matriz de formación gratuita que puede utilizar. Visita nuestra página de descargas y obtén más información. Es una plantilla de Google Sheet que puede utilizar cualquiera. Incluye todo lo necesario para realizar un seguimiento de la formación de su organización.

Importancia de una matriz de formación

Las matrices de formación son importantes por las siguientes razones.

1. Las matrices de formación mejoran los procesos de formación

El Informe sobre el futuro del empleo 2023 del Foro Económico Mundial (FEM) reveló que la mayoría de las organizaciones (el 81% de sus encuestados) tiene previsto utilizar la inversión en formación como su estrategia clave de personal para los próximos 5 años. Dado que se prestará aún más atención a la eficacia de la formación, es necesario garantizar la optimización de los procesos de formación.

Las matrices de formación mejoran los procesos de formación al permitir a los responsables de RR.HH. identificar las necesidades de formación más urgentes en cada momento. Dado que los responsables de RR.HH. pueden identificar rápidamente las necesidades de formación, pueden facilitar la impartición de la formación en el momento oportuno.

Además, una matriz de formación ayuda a evitar el exceso de formación o la formación innecesaria, ya que muestra el estado actualizado de las necesidades de formación. Las matrices de formación también son esenciales para el desarrollo de planes, programas y calendarios de formación.

2. Las matrices de formación mejoran el rendimiento laboral

Con procesos de formación más eficientes gracias al uso de matrices de formación, más empleados pueden recibir formación suficiente y relevante. Como los empleados tienen la formación necesaria, pueden hacer mejor su trabajo. Sin los cimientos sentados por la formación, los empleados no podrán alcanzar su pleno potencial ni sus máximos niveles de productividad. Aunque una matriz de formación se centra en las necesidades de formación actuales, sus efectos a largo plazo incluyen una mayor capacidad de innovación dentro de la organización.

Por ejemplo, un artículo de una revista propuso que las matrices de formación en Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) pueden ayudar a prevenir incidentes causados por las acciones de personal con escasa conciencia y competencia en HSE. Esto pone de relieve cómo las matrices de formación pueden influir en el rendimiento de los empleados, especialmente en lo que respecta al protocolo de seguridad y la prevención de incidentes.

3. Las matrices de formación apoyan el desarrollo profesional

Además de la formación necesaria para el desempeño de las funciones y tareas del puesto, las matrices de formación también cubren la formación necesaria para el desarrollo de la carrera profesional de un empleado. Los empleados pueden tener en mente objetivos profesionales específicos que requieran tipos concretos de formación. Al trazar claramente todas las necesidades de formación de los empleados, la matriz de formación proporciona a los responsables de RR.HH. los datos que necesitan para impulsar el desarrollo profesional de los empleados.

Cómo crear una matriz de formación

He aquí los 5 pasos esenciales para crear una matriz de formación:

1. Realizar un análisis de las necesidades de formación

Un Análisis de las Necesidades de Formación (ANF ) es una herramienta de diagnóstico que le ayudará a identificar las diferentes necesidades de formación de empleados individuales, equipos, departamentos y de la organización en su conjunto.

El punto de partida clave de un ANF es recopilar información sobre las capacidades, habilidades y conocimientos de los empleados. Es posible que tenga que realizar evaluaciones a gran escala para obtener esta información si no la tiene fácilmente disponible.

Una vez recopilada la información necesaria, podrá evaluar si las capacidades, habilidades y conocimientos actuales de los empleados son suficientes para alcanzar los objetivos de la organización. A continuación, identifique la formación necesaria para colmar esas lagunas. Si no hay lagunas y no se requiere formación adicional, puede optar por dejar la formación en suspenso o centrarse en el desarrollo de futuras competencias en el lugar de trabajo. Además de la formación para cerrar la brecha, también puede incluir las solicitudes de formación de los empleados y las partes interesadas.

2. Organizar las necesidades de formación

Puede agrupar las necesidades de formación en varias categorías. He aquí algunas formas de organizar esas necesidades de formación:

• Prioridad - urgente y no urgente, baja prioridad y alta prioridad, etc.
• Obligatorio/No obligatorio - si los empleados tienen o no que asistir a la formación
• Funciones - una categoría para cada función en la organización
• Habilidades - algunos roles de trabajo pueden requerir la misma habilidad o conjunto de habilidades

3. Especificar el alcance de la matriz de formación

Es posible que desee incluir todos los requisitos de formación en una matriz de formación para toda la organización o utilizar las categorías creadas en el paso anterior para matrices de formación independientes. Puede optar por centrar esta matriz de formación específica en un determinado equipo o departamento. Tal vez la matriz de formación sea para un conjunto de habilidades o cualificaciones concretas. El alcance de esta matriz de formación debería depender, en última instancia, de lo que usted considere mejor para su organización.

4. Introducir la información en la matriz

Acceda a la información que recopiló en el primer paso y elija cómo desea presentar esta información en la matriz de formación. He aquí algunas formas de presentar la información de la matriz de formación:

• Descripción de texto - por ejemplo, En curso, Realizado, Obligatorio, Opcional, etc.
• Valor numérico - p. ej., 1 para indicar una puntuación baja de finalización o evaluación
• Símbolos: por ejemplo, una marca de verificación para indicar que se ha completado la formación o que se ha superado la evaluación.
• Color - por ejemplo, amarillo para indicar que se ha completado al menos el 50% de la formación

5. Planificar el mantenimiento de la matriz de formación

Una matriz de formación será inútil si no se actualiza regularmente. Lo ideal es que la matriz de formación esté sincronizada con los programas de formación y los sistemas de evaluación de la organización. Dependiendo del software que utilice, puede que no necesite actualizar manualmente la matriz de formación y sólo tendrá que comprobar periódicamente si su seguimiento está en orden. Sin embargo, si necesita actualizar manualmente la matriz de formación, asegúrese de establecer recordatorios para usted mismo o para quien sea responsable.

Cómo implantar una matriz de formación

He aquí los 5 pasos esenciales para implantar una matriz de formación:

1. Identificar las acciones urgentes necesarias

Al crear la matriz de formación de antemano, es posible que se haya dado cuenta de que es necesario utilizar diferentes métodos de impartición de la formación o que las evaluaciones deben calificarse con más cuidado. Está muy bien si no hay que arreglar nada, pero es importante que te quites estos problemas de encima antes de poner en marcha la nueva matriz de formación.

2. Obtener la aprobación de las partes interesadas

Algunas de las acciones urgentes que ha identificado en el paso anterior pueden requerir la aprobación de las partes interesadas. Presente esas acciones junto con la matriz de formación a las partes interesadas. Concierte una reunión con ellos para debatir si es necesario modificar o sustituir los programas de formación en curso. Esta reunión también será una oportunidad para que consigas los recursos necesarios.

3. Notifíquelo a los formadores y a los empleados

Una vez obtenida la aprobación de las partes interesadas, póngase en contacto con los formadores actuales y nuevos. Los formadores actuales deberán recibir información sobre la matriz de formación. En el caso de los nuevos formadores o de los posibles formadores que le interese contratar para las nuevas necesidades de formación, deberá confirmar sus tarifas de formación y su disponibilidad. Una vez finalizados los formadores y los programas de formación desarrollados o modificados en función de la matriz de formación, informe a los empleados sobre la formación que tendrán que completar.

Si la formación y las evaluaciones se gestionan por separado en su organización, deberá realizar el mismo proceso para los evaluadores y los sistemas de evaluación desarrollados o modificados como resultado de la creación de la matriz de formación

4. Siga el plan de mantenimiento de la matriz

Siga el plan de mantenimiento de la matriz de formación durante toda la implantación. Si la matriz de formación se sincroniza automáticamente con los programas de formación de la organización, es probable que sólo tenga que revisar la matriz con regularidad. Si la matriz de formación no se puede sincronizar con los programas de formación de la organización, tendrá que revisar y actualizar manualmente la matriz con más frecuencia.

5. Evaluar la eficacia de la matriz

Al igual que hay que evaluar la eficacia de los programas de formación, también hay que evaluar la eficacia de la matriz de formación. He aquí algunos ejemplos de lo que puede tener en cuenta al evaluar la eficacia de la matriz de formación:

• ¿Se observa un aumento de las capacidades, habilidades y conocimientos de los empleados?
• ¿Se satisfacen las necesidades de desarrollo profesional de los empleados?
• ¿Los programas de formación establecidos ayudan a la organización a alcanzar sus objetivos?

Retos y soluciones de la matriz de formación

El uso de una matriz de formación puede plantear retos como:

• Dificultad para actualizar la matriz de formación
• Dificultad para obtener información de la matriz
• Dificultad para incorporar nuevas necesidades de formación

Sin embargo, estos retos pueden resolverse

• Utilizando un software de matrices de formación o creando la matriz en una plataforma que permita ediciones, como Excel.
• Hacer que la matriz sea fácil de entender desde el principio o durante la creación de la matriz de formación.
• Establecer criterios sobre cuándo puede incorporarse una nueva necesidad de formación durante la aplicación

Qué incluir en una matriz de formación

Una matriz de formación debe incluir:

• Una combinación de formación presencial y en línea
• Combinación de competencias técnicas y sociales
• Itinerarios de formación personalizados
• Formación centrada en la ciberseguridad
• Formación centrada en la salud y la seguridad

Conclusión

Por ahora, usted tiene una mayor comprensión de lo que es una matriz de formación y cómo utilizarla. Si todavía no está listo para comprometerse con un software de matriz de formación, pero necesita ayuda para crear una matriz de formación, puede descargar esta plantilla de matriz de formación personalizable de forma gratuita.

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